Projektikoordinaattorin mietteitä tapahtuman lähestyessä

Projektiassistentti Niko Vähäsarja, Projektikoordinaattori Sari Haavisto ja Projektiassistentti Crista Sinisalo

Vielä kuukausi on siihen hetkeen kun tapahtuman viralliset avajaiset käynnistävät tämän kesän suurtapahtuman. Sitä ennen on vietetty lukuisia työtunteja erilaisissa kokouksissa, aluekatselmuksissa ja työpalavereissa runsaan kahden vuoden aikana. Mitä lähemmäs tapahtumaa mennään, sitä enemmän tahti kiihtyy ja työpäivät tulevat venymään pitkälle iltaan.

Kertoessani mitä työtehtäviini oikein kuuluu, saan monesti kuulla, että ”on sinulla mielenkiintoinen työ”. Sitä se toki on, mutta tässä kohtaa myös todella kiireinen ja vähän stressaava. Niin paljon lankoja on pidettävä käsissään ja koitettava huolehtia siitä, että kaikki tehtävät tulevat hoidetuksi. Pelkästään erinäisten viranomaisten vaatimien ilmoitusten ja lupien tekeminen vaatii oman aikansa.

Tapahtuman toimistossa pakettia pitää kasassa kanssani kaksi projektiassistenttia, joiden molempien työpanos on kullanarvoinen. Tässä kohtaa toimistossa hoidetaan mm. asukasajolupien jakamista, Aurajoen liikenteen vaatimien venelupien tietojen keräämistä, vapaaehtoisille tulevien materiaalien kokoamista, alusten miehistöille tulevan Crew Handbook oppaan kokoamista, yleisölle jaettavan City-oppaan tietojen tarkistamista ja lukuisia muita nopeasti eteen tulevia tehtäviä. Hoidamme myös tapahtuman facebook ja nettisivujen päivittämisen.

Tapahtumatuottajan tehtävänkuvaan kuuluu monenlaisten ongelmatilanteiden ratkominen ja niitä on useita; toimistossa oleva ”to do”- lista on monen sivun mittainen. Hyvältä tuntuu aina kun siitä saa ruksattua yhden kohdan. Pitkää pinnaa, organisointikykyä ja ongelmien ratkaisukykyä vaatii tämä työ.

Omalta kohdaltani työaikaa on vienyt todella paljon mm. kansitilaisuuksien järjestäminen, yhteydenotot aluksiin ja aikataulujen sovittaminen niin, että jokaiselle löytyy sopiva alus ja päivä. Lukuisat sähköpostit alusten edustajille sekä asiakkaille, puhelinsoitot perään ja varmistamiset siitä, että kaikista tilaisuuksista on sopimukset olemassa ja laskut lähteneet asiakkaille. Monet pienemmät alukset ja jotkut isotkaan eivät oikein ymmärrä markkinointia ja sitä, miten tärkeää olisi saada tietoja käytettävistä olevista tiloista, kapasiteetista, hinnoista jne. Niinpä tuntuu hyvältä, että Turussa olemme saaneet järjestymään yli 25 tilaisuutta aluksien kansilla, tämä on jokaiselle alukselle tärkeää tulonlähdettä.

Toinen iso kokonaisuus on ollut nuorten purjehtijoiden rekrytointi purjehtimaan Halmstadista Kotkaan, Kotkasta Turkuun tai Turusta Klaipedaan. Turun kaupungin tavoitteena on ollut saada 50 nuorta iältään 15 – 25 vuotta osallistumaan purjehdusosuuksille. Nyt on lähdössä 52 nuorta mukaan, jotkut ensimmäistä kertaa elämässään. Näille kaikille nuorille on pidetty infotilaisuus ja annettu ohjeita, mitä kaupunki toivoo saavansa heiltä vastineeksi purjehduspaikasta.

Mitkä sitten ovat näiden tapahtumien huippuhetkiä? Onko se silloin, kun sain pitää Englannin prinssi Philipille ovea auki hänen käydessään tutustumassa tapahtuman toimistoon vuonna 1996? Vai silloin, kun vuonna 2009 miehistöjuhlan pizzat loppuivat kesken ja yrittäjä lähti äkkiä paistamaan lisää, jotta kukaan ei jäisi ilman?

Kyllä se huippuhetki on silloin, kun ensimmäisen ison A-luokan aluksen mastot näkyvät Turun linnan silhuetin takaa lähestymässä Aurajokea. Se on aivan uskomattoman hieno ja sykähdyttävä näky. Sitä odotellessa.

Sari Haavisto

Projektikoordinaattori